Mehrwertsteuersenkung zum 1. Juli 2020

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Die überraschende Ankündigung der Bundesregierung, die Mehrwertsteuersätze für 6 Monate von
19 auf 16 Prozent bzw. von 7 auf 5 Prozent zu senken, erfreut zwar sicherlich die Verbraucher, Unternehmer werden durch diese kurzfristige Umstellung aber vor gewaltige Herausforderungen gestellt.

Damit Sie sich schnell einen Überblick über die mit der Steueränderung einhergehenden Konsequenzen machen können, haben wir Ihnen anliegend ein Merkblatt mit den wesentlichen Aspekten zusammengestellt. Neben ersten Informationen zur Umstellung Ihres Kassen- und Warenwirtschaftssystems finden Sie darin auch bereits Anhaltspunkte, wie sie mit Gutscheinen umgehen sollten oder was bei Brutto- oder Nettopreisvereinbarungen, beim Umtausch, bei Anzahlungen oder Teilleistungen alles zu beachten ist.

Der Gesetzgeber plant, das Gesetz noch vor Ende des Monats zu verabschieden, so dass die Steuersenkung wie geplant zum 1. Juli 2020 in Kraft treten kann. Daher sind Sie gut beraten, wenn Sie Ihr Rechnungs- und Kassensystem und Ihre Organisationsabläufe zeitnah auf die geänderten Bedingungen anpassen.

Da die Senkung der Steuersätze vom 1. Juli bis 31. Dezember 2020 zeitlich begrenzt sein soll, ergibt sich zum Jahreswechsel ein erneuter Umstellungsbedarf. Daher empfehlen wir Ihnen, sich schon heute darüber Gedanken machen, wie Sie Ihre Preispolitik mittelfristig ausrichten wollen.

Wir freuen uns auf ein Beratungsgespräch mit Ihnen! Sprechen Sie uns an und vereinbaren Sie einen Termin mit uns.

Merkblatt

Merkblatt zur Senkung der Mehrwertsteuersätze

Merkblatt "Kassen-Nachschau"

Ab dem 1. Januar 2018 hat der Fiskus noch mehr Möglichkeiten, um die ordnungsgemäße Erfassung Ihrer Bareinnahmen zu prüfen. Ohne vorherige Ankündigung dürfen die Beamten dann eine Kassen-Nachschau vornehmen. Diese ist ein eigenständiges Verfahren mit dem die Finanzbeamten nach auffälligen erheblichen Sachverhalten in der Kassendokumentation Ihrer Geschäftsvorfälle suchen können. Wird der Prüfer fündig, drohen Hinzuschätzungen und Steuernachzahlungen. In diesem Fall wird es meistens teuer.

Damit Sie wissen, was auf Sie zukommen könnte, stellen wir Ihnen unter dem folgenden Link unser Merkblatt „Kassen-Nachschau“ (siehe unten) zur Verfügung. Es gibt Ihnen einen ausführlichen Überblick zu diesem Thema. Zudem liegen in unseren Büros kleinen Flyer im Checkkartenformat aus. Darin sind noch einmal die wichtigsten Punkte zum Thema Kassennachschau zusammengefasst. Wir empfehlen Ihnen, den kleinen Flyer in Ihre Kasse zu legen. Damit haben Sie oder Ihre Mitarbeiter im Ernstfall Handlungsempfehlungen und unsere Telefonnummer griffbereit zur Hand.

Für Rückfragen stehen wir Ihnen selbstverständlich gerne zur Verfügung.

Anlagen
Merkblatt Kassennachschau

Verfahrensdokumentation

Sehr geehrte Damen und Herren,

nahezu 22 Monate sind die vom BMF veröffentlichten Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) alt. Sie gelten für Veranlagungszeiträume ab dem 01.01.2015. Die strengen Voraussetzungen zur GoBD-Konformität hinsichtlich Vollständigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit sowie Sicherung vor Verlust zu erfüllen, sind daher zwingend ratsam. Hierüber haben wir Sie in Vergangenheit bereits mehrfach durch unsere Informationsschreiben hingewiesen.

Wir möchten uns hier nun auf einen Punkt konzentrieren, der ebenfalls eine der Grundlagen der GoBD darstellt:

„die Verfahrensdokumentation“

Die GoBD fordern – wie bereits ebenfalls mehrfach hingewiesen – für jedes Datenverarbeitungssystem eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind. Während sich Betriebsprüfungen bisher überwiegend auf die Vorlage einer Daten-CD mit den digitalen Daten der Finanz- und Jahresabschlussbuchhaltung beschränkten, treten für Finanzbeamte die vorgelagerten Daten verstärkt in den Blickpunkt. Das sind etwa Warenwirtschaftssysteme, Einzelaufzeichnungen der elektronischen Kassen und der digitale Schriftwechsel mit den Lieferanten und Kunden. Damit die elektronischen Daten und ihre Zusammenhänge in kürzester Zeit durch einem fachkundigen Dritten fehlerfrei beurteilt werden können, bedarf es einer Verfahrensdokumentation. Die Verfahrensdokumentation ist der Oberbegriff für die Unterlagen, die Auskunft geben über die Entstehung, Verarbeitung und Archivierung der steuerrelevanten Daten im Unternehmen. Sie kann aus verschiedenen Einzeldokumenten bestehen. So gehören Bedienungsanleitungen, Änderungsprotokolle der eingesetzten EDV-Programme ebenso dazu wie Arbeitsanweisungen über die Bedienberechtigungen zur Kassenführung.

Ohne diese Verfahrensdokumentation (in Papierform) ist bei einer künftigen Betriebsprüfung Streit vorprogrammiert. Sollte keine Verfahrensdokumentation vorgelegt werden und stellt sich der Betriebsprüfer quer, nimmt er einfach eine Hinzuschätzung zum Umsatz und Gewinn vor. Dies kann zu erheblichen Steuernachzahlungen (Umsatz-, Einkommen- und Gewerbesteuer) führen.

Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation wird daher aus den v. g. Gründen dringend angeraten. Eine Musterverfahrensdokumentation kann als Download unter Musterverfahrensdokumentation-Belegablage als Vorlage heruntergeladen werden.

Für Rückfragen hierzu stehen wir Ihnen selbstverständlich gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

GK-Günter Meyer & Partner GmbH
Steuerberatungsgesellschaft

Anlage: Musterverfahrensdokumentation

Bürokratieabbau: Kleinbetragsrechnungen dürfen größer werden

Höchstbetrag steigt auf 250 Euro

Ordnungsgemäße Rechnungen sind für jeden Unternehmer ein ganz besonders sensibles Thema – und das gleich in zweifacher Hinsicht. Ist die Rechnung für eine bezogene Leistung unvollständig oder fehlerhaft, steht für den Leistungsempfänger der Betriebsausgaben- und Vorsteuerabzug auf dem Spiel. Erstellt er selbst eine nicht ordnungsgemäße Rechnung, riskiert er, dass ihm sein Auftraggeber die Rechnung erst bezahlt, wenn der Fehler korrigiert ist. Schlimmer noch, wenn er als leistender Unternehmer die Umsatzsteuer in falscher Höhe ausweist oder eine Rechnung mit Umsatzsteuer erteilt, obwohl er – beispielsweise als Kleinunternehmer - dazu gar nicht berechtigt ist oder eigentlich der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer schuldet. Dann muss er den (zu Unrecht ausgewiesenen) Umsatzsteuerbetrag an das Finanzamt zahlen. Erst wenn die Rechnungen korrigiert sind und der Leistungsempfänger auch keine Vorsteuer geltend gemacht hat, gibt es das Geld vom Finanzamt zurück. Besser also, gleich ordnungsgemäße Rechnungen ausstellen!

Ordnungsgemäß ist eine Rechnung, wenn sie folgende Bestandteile enthält

Name und Adresse des Leistenden
Name und Adresse des Leistungsempfängers
laufende Rechnungsnummer
Rechnungsdatum und Leistungszeitraum
Benennung der einzelnen Leistungen
Nettoumsatz
Umsatzsteuersatz bzw. Steuerbefreiung
Ausweis des im Bruttobetrag enthaltenen Umsatzsteuerbetrags
Steuernummer des Unternehmens (alternativ Umsatzsteuer-Identifikationsnummer)
Bezeichnung Gutschrift, wenn der Leistungsempfänger die Rechnung ausstellt
Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht beim Leistungsempfänger

Achtung

Bei Reiseleistungen, Lieferungen von Gebrauchtgegenständen, Antiquitäten oder Kunstgegenständen und Leistungen, bei denen der Steuerschuldner die Umsatzsteuer schuldet (Reverse Charge), muss in der Rechnung darauf gesondert hingewiesen werden. Ein fehlender Hinweis kann bereits Umsatzsteuer auslösen.

Weniger Bürokratie bei Kleinbetragsrechnungen

Erleichterungen gibt es bei den sogenannten Kleinbetragsrechnungen. Eine Kleinbetragsrechnung liegt bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro brutto (bisher 150 Euro) vor. Ihr Vorteil: Sie müssen nicht alle Pflichtbestandteile einer ordnungsgemäßen Rechnung enthalten. Insbesondere kann auf den gesonderten Ausweis des Entgelts und des Umsatzsteuerbetrags sowie auf den Namen des Rechnungsempfängers verzichtet werden.

Dennoch darf aus der Rechnung Vorsteuer gezogen werden. Natürlich nur, soweit der Leistungsempfänger vorsteuerabzugsberechtigt ist. Zwar hat der Bundesrat der Anhebung des Höchstbetrages von 150 Euro auf 250 Euro erst am 12. Mai 2017 zugestimmt; die Vereinfachung gilt aber bereits rückwirkend ab dem 1. Januar 2017.

Hinweis

Die Erleichterung wird vor allem im Einzelhandel und Dienstleistungsbereich spürbar sein. Hier reicht künftig in viel mehr Fällen der Kassenbon für den Vorsteuerabzug aus, denn Kassenbons enthalten in der Regel alle Angaben, die eine ordnungsgemäße Kleinbetragsrechnung benötigt. Und auch der Gastronomen muss seinen Gast erst dann nach dem Namen fragen, wenn dieser einen Bewirtungsbeleg benötigt und der Rechnungsbetrag 250 Euro übersteigt.

Word und Excel können zur Steuerfalle werden

Mit Dokumentenmanagementsystemen archivieren Sie rechtssicher

Viele kleine Unternehmen nutzen Vorlagen aus dem Internet, um ihre Angebote, Auftragsscheine und Rechnungen zu erstellen. Diese Vorlagen basieren oft auf Schreib- und Tabellenkalkulationsprogrammen wie Word und Excel. Während das aktuelle Datum meist automatisch angezeigt wird, muss schon die fortlaufende Rechnungsnummer per Hand eingegeben werden. Noch problematischer ist es, wenn ein Angebot später zur Rechnung umgeschrieben wird. Da kann es leicht passieren, dass zwei Rechnungen die gleiche Nummer haben oder aber Rechnungsnummern fehlen. Schlimmer noch, wenn eine als Vorlage verwendete alte Rechnung überschrieben wird und damit verloren ist. Ordnungsgemäße Buchführung sieht anders aus.

Elektronisch erzeugte Daten müssen auch elektronisch archiviert und für zehn Jahre aufbewahrt werden. Dabei sind die einzelnen Dokumente zeitlich geordnet und unverändert abzulegen. Sind Änderungen an den Daten erforderlich, muss dokumentiert werden, was, wann und vom wem geändert wurde.

Einzelne Rechnungsdateien auf dem PC abzulegen, reicht für eine ordnungsgemäße Buchführung nicht aus. Um die Unveränderbarkeit sicherzustellen, sollten die Rechnungsdaten regelmäßig auf einmalig beschreibbaren Datenträgern archiviert werden. Im Fall einer Betriebsprüfung kann dieser Datenträger dem Prüfer übergeben werden. Besser ist es, ein Rechnungsprogramm zu verwenden, welches eine nachträgliche Veränderung oder Löschung der Daten verhindert oder ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) mit einer Datenschnittstelle für den Betriebsprüfer einzuführen.

Tipp

Mit dem Cloud-basierten Dokumentenmanagementsystem PISA Finanzen können Sie Ihre Rechnungen mit individuellen Rechnungslayouts elektronisch erstellen und sicher archivieren.

Vorsteuerabzug nicht riskieren

Zuordnungsentscheidung bis 31. Mai 2017 treffen

Vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer können die bei der Anschaffung oder Herstellung von Wirtschaftsgütern gezahlte Mehrwertsteuer als Vorsteuer geltend machen, wenn die Investition für das Unternehmen erfolgt. Bei Wirtschaftsgütern, die eindeutig für das Unternehmen bestimmt sind, erfolgt die Zuordnung zum Unternehmensvermögen im Zeitpunkt der Anschaffung oder der Herstellung und die Vorsteuer wird in den Umsatzsteuervoranmeldungen geltend gemacht. Etwas anders ist die Situation bei Wirtschaftsgütern, die sowohl dem Unternehmen als auch dem Privatbereich des Unternehmers dienen. In Höhe der betrieblichen Nutzung besteht auch in diesen Fällen ein Vorsteuererstattungsanspruch.

Gerade in den Fällen, in denen die anteilige betriebliche und nicht betriebliche Nutzung zunächst geschätzt werden muss, erfolgt oftmals die Zuordnung zum Unternehmen nicht sofort. Das kann fatale Folgen haben. Denn für die Zuordnung zum Unternehmen und den Vorsteuererstattungsanspruch gilt eine nichtverlängerbare Ausschlussfrist. Der späteste Zeitpunkt für die Zuordnung eines Wirtschaftsgutes zum Unternehmen ist jeweils der 31. Mai des Folgejahres, also der gesetzliche Termin für eine fristgerechte Abgabe der Umsatzsteuerjahreserklärung. Selbst wenn für die Abgabe der Umsatzsteuerjahreserklärung eine Fristverlängerung gewährt wird, darf die Zuordnungsentscheidung nicht erst nach dem 31. Mai getroffen werden. Die in 2016 angeschafften bzw. ganz oder teilweise hergestellten Wirtschaftsgüter müssen somit bis zum 31. Mai 2017 dem Unternehmen zugeordnet werden, um den Vorsteuerabzug zu sichern. Erfolgte die Zuordnungsentscheidung nicht bereits im Rahmen der Umsatzsteuer-Voranmeldungen 2016 durch geltend gemachte anteilige Vorsteuerbeträge, so ist dem Finanzamt ein formloses Schreiben mit der Zuordnungsentscheidung zu übermitteln.

Werden in 2016 angeschaffte oder hergestellte Wirtschaftsgüter erst nach dem 31. Mai 2017 in der Buchführung des Unternehmens erfasst und damit zu spät dem Unternehmensvermögen zugeordnet, geht der Anspruch auf den Vorsteueranzug verloren.

Hinweis:
Die Vorsteuer kann auch nicht anteilig ab dem Zeitpunkt der Zuordnung geltend gemacht werden. Die Entscheidung über die Zuordnung eines Wirtschaftsgutes zum Unternehmen sollte daher grundsätzlich bereits im Zeitpunkt seiner Anschaffung oder Herstellung getroffen werden.

Umkehr der Steuerschuldnerschaft bei Bauleistungen

Digitalisierung mit Stolpersteinen

Anforderungen an die Archivierung von E-Rechnungen sind hoch

Die Digitalisierung der Wirtschaft schreitet weiter voran. Immer mehr Unternehmen gehen dazu über, ihre Rechnungen per E-Mail zu verschicken. Das geht schneller und spart auch noch Porto. Viele Unternehmer drucken die elektronischen Rechnungen einfach aus, heften diese wie üblich ab und löschen anschließend die E-Mail mit der Rechnung. Doch das ist den Finanzbehörden nicht genug.

Aufbewahrungspflichten zu beachten

E-Rechnungen sind auch elektronisch aufzubewahren und dies für die gesamte Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Dabei muss sichergestellt sein, dass die Rechnungen lesbar und auswertbar bleiben und nicht verändert oder versehentlich gelöscht werden. Eine Ablage der PDF-Datei auf einem Festplattenlaufwerk genügt diesen Anforderungen regelmäßig nicht. Auch das Belassen der E-Mail im Posteingangsfach des E-Mail-Programms reicht grundsätzlich nicht aus. Die Finanzverwaltung verlangt die Archivierung auf einem einmalig beschreibbaren Datenträger, um die Unveränderbarkeit sicherzustellen. Aber auch die Speicherung in einem Dokumentenmanagementsystem oder in einer Cloud, bei der eine nachträgliche Veränderung oder Löschung der Dateien verhindert wird, ist zulässig.

Verstöße können teuer werden

Wird die E-Rechnung nicht elektronisch aufbewahrt, streicht das Finanzamt im Zweifel den Vorsteuerabzug und fordert die Vorsteuer nebst Zinsen zurück. Daneben kann bei einer Betriebsprüfung ein Verzögerungsgeld von mindestens 2.500 Euro festgesetzt werden. Zudem stellt die Nichterfüllung der Aufbewahrungspflicht eine Ordnungswidrigkeit dar.

Tipp

Wir als Mitglied der ETL stellen ihnen mit ETL PISA Finanzen ein eigenes Cloud-basiertes Dokumentenmanagementsystem zur Verfügung. Wenn Sie dieses für Ihre (elektronischen) Rechnungen nutzen, erfüllen Sie nicht nur alle gesetzlichen Anforderungen, sondern schaffen auch den ersten Schritt zu einem papierlosen Büro.