Die Digitalisierung der Wirtschaft schreitet weiter voran. Immer mehr Unternehmen gehen dazu über, ihre Rechnungen per E-Mail zu verschicken. Das geht schneller und spart auch noch Porto. Viele Unternehmer drucken die elektronischen Rechnungen einfach aus, heften diese wie üblich ab und löschen anschließend die E-Mail mit der Rechnung. Doch das ist den Finanzbehörden nicht genug.
E-Rechnungen sind auch elektronisch aufzubewahren und dies für die gesamte Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Dabei muss sichergestellt sein, dass die Rechnungen lesbar und auswertbar bleiben und nicht verändert oder versehentlich gelöscht werden. Eine Ablage der PDF-Datei auf einem Festplattenlaufwerk genügt diesen Anforderungen regelmäßig nicht. Auch das Belassen der E-Mail im Posteingangsfach des E-Mail-Programms reicht grundsätzlich nicht aus. Die Finanzverwaltung verlangt die Archivierung auf einem einmalig beschreibbaren Datenträger, um die Unveränderbarkeit sicherzustellen. Aber auch die Speicherung in einem Dokumentenmanagementsystem oder in einer Cloud, bei der eine nachträgliche Veränderung oder Löschung der Dateien verhindert wird, ist zulässig.
Wird die E-Rechnung nicht elektronisch aufbewahrt, streicht das Finanzamt im Zweifel den Vorsteuerabzug und fordert die Vorsteuer nebst Zinsen zurück. Daneben kann bei einer Betriebsprüfung ein Verzögerungsgeld von mindestens 2.500 Euro festgesetzt werden. Zudem stellt die Nichterfüllung der Aufbewahrungspflicht eine Ordnungswidrigkeit dar.
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