Mit Dokumentenmanagementsystemen archivieren Sie rechtssicher
Viele kleine Unternehmen nutzen Vorlagen aus dem Internet, um ihre Angebote, Auftragsscheine und Rechnungen zu erstellen. Diese Vorlagen basieren oft auf Schreib- und Tabellenkalkulationsprogrammen wie Word und Excel. Während das aktuelle Datum meist automatisch angezeigt wird, muss schon die fortlaufende Rechnungsnummer per Hand eingegeben werden. Noch problematischer ist es, wenn ein Angebot später zur Rechnung umgeschrieben wird. Da kann es leicht passieren, dass zwei Rechnungen die gleiche Nummer haben oder aber Rechnungsnummern fehlen. Schlimmer noch, wenn eine als Vorlage verwendete alte Rechnung überschrieben wird und damit verloren ist. Ordnungsgemäße Buchführung sieht anders aus.
Elektronisch erzeugte Daten müssen auch elektronisch archiviert und für zehn Jahre aufbewahrt werden. Dabei sind die einzelnen Dokumente zeitlich geordnet und unverändert abzulegen. Sind Änderungen an den Daten erforderlich, muss dokumentiert werden, was, wann und vom wem geändert wurde.
Einzelne Rechnungsdateien auf dem PC abzulegen, reicht für eine ordnungsgemäße Buchführung nicht aus. Um die Unveränderbarkeit sicherzustellen, sollten die Rechnungsdaten regelmäßig auf einmalig beschreibbaren Datenträgern archiviert werden. Im Fall einer Betriebsprüfung kann dieser Datenträger dem Prüfer übergeben werden. Besser ist es, ein Rechnungsprogramm zu verwenden, welches eine nachträgliche Veränderung oder Löschung der Daten verhindert oder ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) mit einer Datenschnittstelle für den Betriebsprüfer einzuführen.
Tipp
Mit dem Cloud-basierten Dokumentenmanagementsystem PISA Finanzen können Sie Ihre Rechnungen mit individuellen Rechnungslayouts elektronisch erstellen und sicher archivieren.
