Mit Dokumentenmanagementsystemen archivieren Sie rechtssicher
Elektronisch erzeugte Daten müssen auch elektronisch archiviert und für zehn Jahre aufbewahrt werden. Dabei sind die einzelnen Dokumente zeitlich geordnet und unverändert abzulegen. Sind Änderungen an den Daten erforderlich, muss dokumentiert werden, was, wann und vom wem geändert wurde.
Einzelne Rechnungsdateien auf dem PC abzulegen, reicht für eine ordnungsgemäße Buchführung nicht aus. Um die Unveränderbarkeit sicherzustellen, sollten die Rechnungsdaten regelmäßig auf einmalig beschreibbaren Datenträgern archiviert werden. Im Fall einer Betriebsprüfung kann dieser Datenträger dem Prüfer übergeben werden. Besser ist es, ein Rechnungsprogramm zu verwenden, welches eine nachträgliche Veränderung oder Löschung der Daten verhindert oder ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) mit einer Datenschnittstelle für den Betriebsprüfer einzuführen.
Tipp
Mit dem Cloud-basierten Dokumentenmanagementsystem PISA Finanzen können Sie Ihre Rechnungen mit individuellen Rechnungslayouts elektronisch erstellen und sicher archivieren.
